TITOLARE DEL TRATTAMENTO

HI-LEX Italy S.p.A.

con sede in: Via S. Rufino, 29 – 16043 Chiavari (GE)

tel.: +39 0185 368911

e-mail: hlit.privacy@hi-lex.com

FONTE E TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali sono forniti dal segnalante in occasione della segnalazione effettuata utilizzando il canale di segnalazione interno reso disponibile del Titolare.

In particolare,

• il nome, il cognome e i dati di contatto del segnalante (a meno che la segnalazione non sia anonima);
• una descrizione dei fatti e dell’evento oggetto della segnalazione che possono identificare indirettamente il soggetto segnalante e/o rivelare eventuali informazioni relative a categorie particolari di dati ex art. 9 o ex art. 10 GDPR.

FINALITÀ E MODALITÀ DI TRATTAMENTO

1. Acquisizione e gestione delle segnalazioni interne di illeciti della normativa nazionale ed europea in materia di whistleblowing, ivi comprese le fasi istruttorie e investigative volte all’accertamento di eventuali violazioni.
2. Eventuale comunicazione dell’identità del segnalante a persone diverse da quelle competenti a ricevere o dare seguito alle segnalazioni espressamente autorizzate.

Le informazioni fornite e l’identità del segnalante (se la segnalazione non è anonima), saranno trattate come riservate in tutte le fasi dell’elaborazione. In particolare, l’identità del segnalante e il contenuto della segnalazione, dal quale si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del segnalante, non saranno divulgati a terzi, né alle persone segnalate o ai responsabili delle Unità Organizzative di appartenenza.

L’identità del segnalante potrebbe essere resa nota solo nei casi previsti dalla legge o nell’ambito di procedimenti giudiziari.

BASE GIURIDICA

Adempiere ad un obbligo di legge previsto dal d.lgs. 24/2023 (art. 6, par.1, lett. c e art. 9, par. 2, lett. g GDPR e art. 2-octies del Codice Privacy) per la finalità 1.

Consenso espresso del segnalante per la finalità 2.

TEMPI DI CONSERVAZIONE

Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario alla loro gestione e, comunque, per non più di cinque anni a decorrere dalla data di archiviazione della segnalazione. Tuttavia, laddove applicabile, tali dati personali potranno essere conservati per un periodo più lungo, se necessario per l’applicazione di sanzioni o provvedimenti disciplinari.

NATURA DEL CONFERIMENTO            

Il conferimento dei dati relativi alla segnalazione è facoltativo. In particolare, il segnalante può presentare la segnalazione in anonimato.

In ogni caso, il mancato o parziale conferimento di dati riguardanti l’evento segnalato e le persone coinvolte limiterà fortemente la possibilità di effettuare le necessarie indagini.

DESTINATARI

DEI DATI

I dati e le informazioni personali fornite potranno essere visualizzati, trattati e utilizzati da:

• personale interno facente parte dell’ufficio preposto alla gestione del canale di segnalazione;
• membri dell’Organismo di vigilanza;
• collaboratori interni, consulenti, operanti sotto l’autorità del Titolare del trattamento, espressamente autorizzati;
• fornitore esterno erogatore della piattaforma di segnalazione.  

Infine, possono essere comunicati ai soggetti legittimati ad accedervi in forza di disposizioni di legge, regolamenti, normative europee.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Il segnalante può esercitare i diritti previsti dal GDPR. In particolare, può chiedere:

• l’accesso ai dati personali e a tutte le altre informazioni relative alla segnalazione effettuata (art. 15);
• la rettifica o cancellazione di dati inesatti e la loro integrazione ove siano incompleti (art. 16-17).

Il segnalante può esercitare i suddetti diritti scrivendo al Titolare del trattamento all’indirizzo e-mail sopra riportato, specificando l’oggetto della richiesta, il diritto che intende esercitare e fornendo qualsiasi elemento idoneo all’identificazione che attesti la legittimità della richiesta.

REVOCA DEL CONSENSO

Il segnalante può in qualsiasi momento revocare il consenso espresso con riferimento alla comunicazione della propria identità a soggetti diversi da quelli competenti utilizzando il canale di segnalazione.

Resta salva la liceità della comunicazione dell’identità del segnalante se avvenuta ante revoca.

RECLAMO ALL’AUTORITÀ

Il segnalante ha il diritto di presentare reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (art. 77 GDPR).